Se publica finalmente el Real Decreto de cuya aprobación habíamos informado hace unos días, y cuyos plazos de entrada en vigor (al menos en la parte esencial del mismo) quedan pendientes de la publicación de la Orden ministerial de desarrollo prevista en el mismo.
Este real decreto tiene por objeto establecer los requisitos técnicos y de información del sistema español de factura electrónica obligatoria entre empresarios y profesionales; los requisitos exigibles a las plataformas de intercambio de facturas electrónicas; así como la regulación de los distintos estados de las facturas y el establecimiento de determinadas obligaciones de suministro de información.
¿A quién afecta la facturación electrónica?
Los empresarios y profesionales que estén obligados a expedir y entregar factura por las operaciones que realicen en el desarrollo de su actividad empresarial o profesional deberán hacerlo en formato electrónico cuando el destinatario de la operación sea un empresario o profesional que tenga en España la sede de su actividad económica, o tenga en España un establecimiento permanente o, en su defecto, el lugar de su domicilio o residencia habitual, siempre que se trate de operaciones que tengan por destinatarios a dicha sede, establecimiento permanente, domicilio o residencia habitual.
Se aplicará igualmente cuando las partes de la operación hayan optado voluntariamente por el cumplimiento material de la obligación de expedir factura por el destinatario de la operación o por terceros (autofacturación).
Se exceptúan de la obligación de expedir, transmitir y entregar factura en formato electrónico:
- Las operaciones que se documenten a través de facturas simplificadas.
- Las excepciones que se determinen por el Ministerio de Economía, Comercio y Empresa, mediante orden ministerial, para el buen funcionamiento económico de ciertos sectores y con carácter temporal.
¿Cómo se podrá realizar la factura electrónica?
Las empresas podrán optar por dos vías para intercambiar facturas electrónicas:
- El conjunto de plataformas de intercambio de facturas electrónicas de carácter privado que cumplan con los requisitos establecidos en este real decreto
- La solución pública de facturación electrónica, que cumplirá además la función de repositorio de facturas, y que será gestionada por la AEAT
Requisitos de las plataformas de facturas electrónicas
Las empresas deberán realizar las facturas a través de una de las vías que forman parte del sistema español de factura electrónica señaladas en el artículo anterior, o una combinación de las mismas. Cuando hayan acordado expresamente con sus proveedores recibir sus facturas electrónicas a través de una o varias plataformas privadas de intercambio de facturas electrónicas, se entenderá que optan por la solución pública de facturación electrónica sin que tengan que efectuar para ello manifestación expresa alguna.
Las plataformas, soluciones o sistemas de facturación que utilicen los empresarios o profesionales obligados a emitir y recibir facturas electrónicas, que no utilicen la solución pública de facturación electrónica para emitir sus facturas, estarán obligadas a remitir simultáneamente a su emisión una copia electrónica fiel de cada factura en la sintaxis UBL a la citada solución pública. Dichas copias quedarán marcadas claramente como tales en la solución pública de facturación electrónica.
Los empresarios y profesionales que hayan decidido recibir sus facturas electrónicas, total o parcialmente, a través de una plataforma privada de intercambio de facturas electrónicas, deberán hacer público su punto o puntos de entrada de facturas electrónicas en todas sus comunicaciones con otros empresarios y profesionales y, en caso de tenerla, en su página web. En caso de que los empresarios y profesionales no hayan identificado públicamente su punto de entrada de facturas electrónicas se entenderá que su punto de entrada es la solución pública de facturación electrónica.
Los operadores de plataformas privadas de intercambio de facturas electrónicas deberán poner a disposición del público un sistema de consulta abierto que permita conocer qué empresarios y profesionales les han elegido como punto de entrada de facturas electrónicas.
Requisitos de la factura electrónica
La factura electrónica deberá sustanciarse en un mensaje informático de carácter estructurado, ajustado al modelo semántico de datos EN16931 del Comité Europeo de Normalización y bajo una de las sintaxis que se especifican en la norma.
Los operadores de plataformas privadas de intercambio de facturas electrónicas deberán tener capacidad de transformar el mensaje de factura entre todos los formatos admitidos garantizando la preservación de la autenticidad de su origen y la integridad de su contenido.
Todas las facturas electrónicas deberán estar firmadas con firma electrónica avanzada
Cuando la factura electrónica firmada electrónicamente se transmita entre plataformas privadas distintas, la sintaxis y especificaciones técnicas de dicha factura serán las acordadas por el emisor y destinatario de la misma. Será la plataforma privada de intercambio de facturas electrónicas designada por el emisor sobre la que recaiga la obligación de transformar el mensaje de factura electrónica antes de que quede firmado electrónicamente para que se ajuste a la sintaxis y especificaciones técnicas acordados por las partes
En ausencia de acuerdo entre las partes, la sintaxis y especificaciones técnicas de la factura y de los mensajes de estado a utilizar serán las mismas que se requieran para la remisión de las facturas y estados a la solución pública de facturación electrónica.
Todas las facturas electrónicas deberán identificarse con un código único, contenido en un solo campo o en una concatenación de campos de la factura, y que necesariamente incluirá el número de identificación fiscal del emisor; el número y serie de la factura y la fecha de expedición de la factura.
Los empresarios y profesionales podrán estipular que las facturas electrónicas contengan especificaciones de información más allá del contenido mínimo regulado en el Reglamento por el que se regulan las obligaciones de facturación, si bien solo podrá requerirse la inclusión en la factura electrónica de información provista por el destinatario de la factura cuando dicha información haya sido remitida, de forma fehaciente, al emisor de la factura con anterioridad a la fecha de la operación que se documenta.
Los destinatarios deberán comunicar el estado de las facturas al emisor
Como obligación complementaria del sistema de facturación electrónica, se exige que los destinatarios de facturas electrónicas deberán informar al obligado a expedir la factura electrónica de los siguientes estados de la factura:
- Aceptación o rechazo comercial de la factura y fecha en que se produce.
- Pago efectivo completo de la factura y su fecha efectiva de pago.
Adicionalmente, se podrá informar de otros estados, como la aceptación o rechazo comercial parcial de la factura, el pago parcial, o la cesión de la factura a un tercero para su cobro o pago.
La información sobre los estados de la factura deberá remitirse en un plazo máximo de cuatro días naturales, excluyendo sábados, domingos y festivos nacionales, desde la fecha en que se produce el estado que se informa en cada caso.
Los operadores de plataformas privadas de intercambio de facturas electrónicas deberán articular soluciones tecnológicas ágiles para intercambiar información sobre los estados de la factura.
Los empresarios o profesionales para la emisión de documentos de cargo o abono en los que se deja constancia de la rectificación sobre la factura inicial expedida por el proveedor deberán informar de los estados sobre la base de la factura inicial corregida por dicho cargo o abono. En estos casos, el receptor de la factura no tendrá obligación de informar de los estados de la factura rectificativa que expida el emisor.
En los casos en los que se hubiera habilitado a los empresarios o profesionales a no remitir a sus destinatarios las facturas rectificativas que emiten, estos no deberán informar de los estados de dichas facturas. Estas facturas rectificativas sí deberán ser emitidas en formato electrónico y deberá, en su caso, depositarse copia fiel de las mismas en la solución pública de facturación electrónica.
Estas normas, referentes a las plataformas privadas, no son de aplicación a la solución pública de facturación electrónica
Requisitos de las plataformas privadas
Los operadores de plataformas privadas de intercambio de facturas electrónicas tendrán la obligación de interconectarse con cualquier otra plataforma privada de intercambio de facturas electrónicas que forme parte del sistema español de factura electrónica cuando así lo solicite uno de sus clientes.
Dicha interconexión debe permitir intercambiar facturas electrónicas entre todos los usuarios de ambas plataformas.
Los operadores de plataformas privadas de intercambio de facturas electrónicas podrán utilizar la solución pública de facturación electrónica como medio de interconexión para el intercambio de facturas. En tal caso será la plataforma privada de intercambio de facturas electrónicas designada por el receptor sobre la que recaiga la obligación de recuperar y, en caso de que sea necesario, transformar el mensaje de factura electrónica para que se ajuste a la sintaxis y especificaciones técnicas acordados por las partes en el caso de que difiera de la sintaxis y especificaciones de la solución pública de facturación electrónica,
La interconexión entre plataformas alcanzará, como mínimo, al intercambio de facturas electrónicas y a la comunicación de los estados.
PROCEDIMIENTO DE INTERCONEXIÓN ENTRE PLATAFORMAS PRIVADAS:
El principio general es que los operadores de plataformas privadas de intercambio de facturas electrónicas tendrán la obligación de aceptar todas las solicitudes de interconexión con cualquier otra plataforma privada de intercambio de facturas electrónicas que forme parte del sistema español de factura electrónica.
Asimismo, los clientes de los operadores de plataformas privadas de intercambio de facturas electrónicas a los que se les solicite una interconexión estarán, así mismo, obligados a aceptar que las facturas electrónicas les sean remitidas a través de dicha interconexión entre plataformas.
Una vez recibida una solicitud de interconexión por parte de un operador de plataforma privada de intercambio de facturas electrónicas, es su responsabilidad que dicha interconexión esté operativa en un plazo máximo de un mes desde la fecha de recepción de la solicitud.
Si llegaran varios requerimientos y no le fuese posible atenderlas simultáneamente en dicho plazo, deberá resolverlas por estricto orden de llegada.
Hasta que la interconexión entre plataformas esté operativa, el solicitante deberá depositar las facturas en la solución pública de facturación electrónica, y la receptora de la solicitud estará obligada a recibir dichas facturas por esa vía.
En ningún caso se podrá cobrar o exigir cantidad alguna a la plataforma solicitante por resolver dichas solicitudes de interconexión en los plazos establecidos. Tampoco podrá cobrar cantidad alguna a la plataforma solicitante por otros servicios de integración o gestión que pueda tener pactados con el destinatario último de la factura electrónica.
Características de la solución pública de facturación electrónica
El desarrollo y gestión de la solución pública de facturación electrónica corresponde a la AEAT, y esta se regirá por este real decreto y por la orden de desarrollo y pendiente de publicación a la que se hace referencia en la disposición final tercera.
Sin perjuicio de las sintaxis admisibles en el sistema español de facturación electrónica, los empresarios y profesionales que utilicen la solución pública de facturación electrónica deberán emplear la sintaxis UBL en los términos de la orden ministerial pendiente de publicación.
Cuando se utilice la solución pública de facturación electrónica, las facturas electrónicas deberán cumplir con los requisitos mínimos previstos en el Reglamento de facturación, pero podrá existir contenido voluntario adicional de las facturas
El acceso a la solución pública de facturación electrónica se realizará utilizando las formas de identificación, autenticación y representación que se determinen mediante la orden antes referenciada.
Las plataformas privadas de intercambio de facturas podrán emitir facturas y recibir las facturas dirigidas a sus clientes y representados a través de la solución pública de facturación electrónica.
La solución pública de facturación electrónica dispondrá los medios para habilitar la descarga ágil de facturas, de forma manual y automática, para los emisores, los receptores de las facturas y para los autorizados de ambos. La descarga de facturas emitidas podrá ser realizada tanto por el emisor como por el destinatario de las mismas, así como sus autorizados,
La interoperabilidad entre la solución pública de facturación electrónica y las plataformas privadas que integran el sistema español de facturación electrónica, y entre estas últimas, en su caso, quedará asegurada por el uso, a todos los efectos, de la sintaxis de la solución pública de facturación electrónica. Cuando solo el emisor o el receptor de la factura utilicen la solución pública de facturación electrónica como su forma de facturación, la interconexión con la plataforma privada de intercambio de facturas electrónicas del receptor o del emisor quedará garantizada recibiendo las facturas de la solución pública de facturación electrónica o remitiendo las mismas a la solución pública de facturación electrónica con el contenido y en la sintaxis determinada para dicha solución pública.
Cuando se produzcan desavenencias comerciales en relación con las facturas, incluyendo el repudio de estas por parte de su destinatario, tales desavenencias afectarán solo a las relaciones entre partes, sin perjuicio de la obligación de emitir, en su caso, las facturas rectificativas que procedan.
La integridad, inalterabilidad y no repudio de las facturas emitidas se garantizará con los procedimientos que la Agencia Estatal de Administración Tributaria tenga establecidos para esa finalidad.
El acceso a la solución pública de facturación electrónica y a los distintos usos de la misma previstos en este real decreto tendrán carácter gratuito para los usuarios.
De acuerdo con la DF 5ª, la solución pública de facturación electrónica deberá estar disponible para los empresarios y profesionales obligados a emitir y recibir facturas electrónicas al menos dos meses antes de la primera aplicación efectiva de este real decreto, de acuerdo con la disposición final cuarta.
Es obligatoria la comunicación del pago efectivo completo de las facturas o la comunicación de su rechazo
Independientemente de si se ha utilizado la solución pública de facturación electrónica o una plataforma privada, es obligatoria la comunicación del pago efectivo completo de las facturas o la comunicación de su rechazo a la solución pública de facturación electrónica por parte de los empresarios o profesionales.
En ausencia de rechazo de la factura o de una factura rectificativa posterior, se presumirá que las facturas son aceptadas.
El destinatario de la factura podrá autorizar a su plataforma privada de para que realice la comunicación de pagos a la solución pública de facturación electrónica, debiendo informar el pago efectivo completo de cada factura recibida y no rechazada por el destinatario, así como la fecha efectiva de dicho pago, en un plazo máximo de 4 días naturales desde dicha fecha efectiva del pago, excluyendo sábados, domingos y festivos nacionales.
Asimismo, deberán informar la fecha de vencimiento del plazo de pago.
Otro tanto para información relativa a la fecha de recepción de las mercancías o de la prestación de los servicios, o bien la fecha de recepción de la factura, cuando cualquiera de estas resulte relevante conforme a lo dispuesto en el artículo 4 de la Ley 3/2004, de 29 de diciembre, por la que se establecen medidas de lucha contra la morosidad en las operaciones comerciales
Las especificaciones de dicho servicio de comunicación de pagos de la solución pública de facturación electrónica se determinarán mediante la precitada Orden de desarrollo.
La solución pública de facturación electrónica dispondrá los mecanismos precisos para que se permita a los emisores de las facturas la comunicación voluntaria del cobro o del impago de facturas, así como posibles diferencias respecto de las fechas contenidas en la comunicación de pago realizada por el destinatario, así como lo referente a facturas rectificativas, pudiendo consultar los datos existentes sobre el pago o rechazo de las facturas obrantes en la misma.
La AEAT revisará los plazos de pago de las facturas
En lo que constituye una de las materias más delicadas de la norma – para la gestión de empresas o profesionales y dada su trascendencia en materias como contratación pública o normativa de subvenciones – se recuerda que la AEAT, a partir de la información recibida de las facturas electrónicas, de las copias y de la información sobre el pago de las mismas en la solución pública de facturación electrónica, dará acceso a la información necesaria para el seguimiento de los plazos de pago de las facturas entre empresarios y profesionales en España, al Ministerio de Economía, Comercio y Empresa y al Ministerio de Industria y Turismo.
Asimismo, la AEAT enviará a la Secretaría del Observatorio Estatal de la Morosidad Privada, durante el primer trimestre de cada año, la información necesaria para la elaboración del listado de empresas que en el año precedente hayan incumplido los plazos de pago conforme a la Ley 3/2004, de 29 de diciembre, y en las que concurran las circunstancias previstas en la disposición final sexta de la Ley 18/2022, de 28 de septiembre, de creación y crecimiento de empresas.
¿Cómo se calcula el plazo de pago de las facturas electrónicas?
La determinación del plazo de pago de cada factura se realizará de acuerdo con el artículo 4 de la Ley 3/2004, de 29 de diciembre, por la que se establecen medidas de lucha contra la morosidad en las operaciones comerciales, sin perjuicio de las especialidades que puedan establecer otras leyes.
Se recuerda al efecto que, en caso de que la factura no incluya la fecha de las operaciones que documenta, se tomará como fecha de inicio del plazo de pago la fecha de expedición de la factura.
Reproducimos por su trascendencia el artículo 4 de la Ley 3/2004, de 29 de diciembre, por la que se establecen medidas de lucha contra la morosidad en las operaciones comerciales, por el que se regulan los plazo de pago:
Artículo 4. Determinación del plazo de pago.
- El plazo de pago que debe cumplir el deudor, si no hubiera fijado fecha o plazo de pago en el contrato, será de treinta días naturales después de la fecha de recepción de las mercancías o prestación de los servicios, incluso cuando hubiera recibido la factura o solicitud de pago equivalente con anterioridad.
Los proveedores deberán hacer llegar la factura o solicitud de pago equivalente a sus clientes antes de que se cumplan quince días naturales a contar desde la fecha de recepción efectiva de las mercancías o de la prestación de los servicios.
Cuando en el contrato se hubiera fijado un plazo de pago, la recepción de la factura por medios electrónicos producirá los efectos de inicio del cómputo de plazo de pago, siempre que se encuentre garantizada la identidad y autenticidad del firmante, la integridad de la factura, y la recepción por el interesado.
- Si legalmente o en el contrato se ha dispuesto un procedimiento de aceptación o de comprobación mediante el cual deba verificarse la conformidad de los bienes o los servicios con lo dispuesto en el contrato, su duración no podrá exceder de treinta días naturales a contar desde la fecha de recepción de los bienes o de la prestación de los servicios. En este caso, el plazo de pago será de treinta días después de la fecha en que tiene lugar la aceptación o verificación de los bienes o servicios, incluso aunque la factura o solicitud de pago se hubiera recibido con anterioridad a la aceptación o verificación.
- Los plazos de pago indicados en los apartados anteriores podrán ser ampliados mediante pacto de las partes sin que, en ningún caso, se pueda acordar un plazo superior a 60 días naturales.
- Podrán agruparse facturas a lo largo de un período determinado no superior a quince días, mediante una factura comprensiva de todas las entregas realizadas en dicho período, factura resumen periódica, o agrupándolas en un único documento a efectos de facilitar la gestión de su pago, agrupación periódica de facturas, y siempre que se tome como fecha de inicio del cómputo del plazo la fecha correspondiente a la mitad del período de la factura resumen periódica o de la agrupación periódica de facturas de que se trate, según el caso, y el plazo de pago no supere los sesenta días naturales desde esa fecha.
¿Cuándo entra en vigor la norma?
La aplicación efectiva de este real decreto quedará diferida en los siguientes términos, contados desde la entrada en vigor de la orden ministerial prevista:
- Doce meses después, para los empresarios y profesionales cuyo volumen de operaciones, calculado conforme al artículo 121 de la Ley 37/1992, de 28 de diciembre, del Impuesto sobre el Valor Añadido, haya excedido de 8 millones de euros durante el año natural inmediato anterior.
- Veinticuatro meses después, para el resto de los empresarios y profesionales.
