Tras el rechazo en el Congreso de la norma que, con rango de Ley, pretendía regular la reducción de jornada laboral a 37,5 horas semanales, el gobierno persiste con la promulgación de otra de las materias que se incluía en tal proyecto de Ley: la modificación del registro de jornada, esta vez como Real Decreto.
Así, de conformidad con lo previsto en el artículo 133.1 de la Ley 39/2015, de 1 de octubre, del Procedimiento Administrativo Común de las Administraciones Públicas, y en el artículo 26.2 de la Ley 50/1997, de 27 de noviembre, del Gobierno, con carácter previo a la elaboración del proyecto normativo sobre el asunto de referencia y del 12 de septiembre de 2025, al 26 septiembre de 2025, ambos inclusive, se realizó consulta pública al objeto de recabar la opinión de los sujetos y de las organizaciones más representativas potencialmente afectados por la futura norma.
Con posterioridad, el Consejo de Ministros del martes 30 de septiembre de 2025 acordó la tramitación urgente del proyecto de Real Decreto de registro de jornada. Con la tramitación por vía de urgencia se pretende reducir a la mitad los plazos previstos para la publicación definitiva de la norma.
Recordamos, pendientes de la concreción definitiva del texto del RD tras su deliberación, que el proyecto del nuevo registro de jornada previsto que por el Ministerio de Trabajo pretende ser digital y accesible en remoto a cada trabajador de modo automático, a los representantes sindicales y a la Inspección de Trabajo, a fin de atajar, manifiesta el Gobierno, el elevado número de horas de trabajo y jornadas no declaradas adecuadamente.
El nuevo modelo de registro será verificable en tiempo real, serán los trabajadores los que realicen los apuntes, y se registrarán todos los tipos de jornada (ordinarias, extraordinarias, flexibles y horas complementarias en el tiempo parcial) y no se podrán modificar los apuntes realizados sin el consentimiento de los trabajadores.
Sistema digital y objetivo
Se elimina el registro manual y se exige un sistema digital que asegure la objetividad, fiabilidad y verificabilidad de los datos registrados. Ya no se permiten los soportes físicos.
Realización personal y directa
Cada trabajador debe realizar el registro al inicio y al fin de su jornada, y también las interrupciones (pausas, descansos), de forma personal y directa. Todo ello implica una colaboración estricta del trabajador afectado, que deberá “fichar” en algunas ocasiones (piénsese en trabajos fuera de la empresa) en más de una ocasión al día.
Trazabilidad y autenticidad de los datos
Cada registro debe ser individual, identificando de forma inequívoca al empleado y no pudiendo ser modificado sin su consentimiento expreso. Toda modificación deberá ser realizada de forma conjunta por empresa y trabajador, quedando igualmente constancia de ello.
Las empresas podrán adoptar un sistema de registro que cumpla con los requisitos técnicos que se establezcan en las disposiciones de desarrollo o bien optar por otro alternativo siempre que se garanticen los principios y requisitos exigidos en los artículos 2 y 3 de la norma.
En caso de optar por un sistema alternativo, deberá contar con un informe elaborado por un técnico competente que justifique la adopción de dicho sistema en función de las características de la empresa.
La empresa debe asegurar la conservación de los asientos realizados durante cuatro años.
Acceso inmediato y remoto
Los trabajadores, sus representantes y la Inspección de Trabajo deben tener acceso remoto y permanente a los registros horarios para su verificación en tiempo real. Tal acceso deberá ser restringido y respetar los datos de carácter personal, su confidencialidad y garantizar protección de los mismos.
Protocolo interno
Las empresas deberán elaborar, en consulta con la representación legal de los trabajadores, un protocolo de organización y documentación del registro, incluyendo un sistema de evaluación periódica y que regulará como mínimo:
- El procedimiento para practicar los asientos y sus modificaciones.
- La información que debe quedar reflejada en dichos asientos.
- Un sistema de evaluación periódica.
La empresa garantizará que todas las personas trabajadoras que deban acceder al registro o realizar asientos cuenten con formación e información adecuadas, suficientes y actualizadas sobre el protocolo y tiempo dedicado a esta formación e información será considerado como tiempo de trabajo a todos los efectos y su coste no podrá recaer en ningún caso sobre las personas trabajadoras.
Especialidades:
En el caso de subcontratación de obras o servicios, cuando las personas trabajadoras realicen la prestación de trabajo en el centro de trabajo de la empresa principal, la empresa subcontratista deberá garantizar que dichas personas puedan registrar su jornada en su lugar de trabajo.
En las empresas de trabajo temporal, el cumplimiento de las obligaciones de registro de jornada corresponderá a la empresa usuaria.
Derecho a la desconexión digital
El nuevo reglamento también busca desarrollar el derecho a la desconexión digital, garantizando que el control horario facilite la vigilancia sobre los tiempos de trabajo y descanso.
¿Con qué plazos cuenta la empresa?
El cumplimiento de estos nuevos requisitos exigirá la adaptación o sustitución de los actuales sistemas de registro de la jornada, (piénsese en los registros de tipo biométrico, ahora expresamente prohibidos) lo que implicará una inversión significativa en tecnología, formación y revisión de procesos internos.
En cuanto a los plazos, pese a que la tramitación de la norma se va a hacer por el procedimiento de urgencia, no es previsible su aprobación antes de final de este año, puesto que deben emitirse dictamen del Consejo de Estado y los informes del resto de los organismos y Administraciones implicadas, así como de las organizaciones empresariales y sindicales.
En caso de aprobarse en estos términos, este Real Decreto exigirá a las empresas una adaptación en tiempo récord, puesto que la norma prevé su entrada en vigor los veinte días de su publicación en el Boletín Oficial del Estado, lo que supone un plazo corto para adecuar los sistemas de registro de la jornada implementados actualmente en las empresas a las nuevas obligaciones que imponen una gestión más rigurosa, transparente y tecnológicamente avanzada del tiempo de trabajo.
No debemos olvidar, al margen de la valoración de oportunidad o no de la implantación de esta normativa en estos momentos, que esta futura regulación del registro de jornada se planteó desde un primer momento como vinculada a la reducción de jornada igualmente prevista, como un necesario antecedente para la implantación de la jornada laboral de 37,5 horas semanales en 2025, ya que garantiza el control necesario para hacer efectivo el derecho al descanso.
En la actualidad, nos encontramos con un panorama que implica una norma con posible promulgación (cumpliéndose la tramitación al caso) a principios del próximo año, que impondría una nueva carga formal para todo tipo de empresas con trabajadores – desde autónomos a grandes empresas – con una necesaria adaptación de las formas de trabajo y registro de jornada, con una estructura material en forma de hardware y software a costa de la empresa, que exige para su correcta implantación una estrecha colaboración de trabajadores y empresarios en su uso y aplicación con la necesaria formación para su uso. Siguen pendientes por otro lado dudas – no resueltas – sobre su aplicación y sobre la compatibilidad con la normativa de protección de datos de carácter personal.
Si bien se encuentran en el mercado soluciones informáticas para todo tipo de escenarios empresariales que van desde apps, aplicaciones móviles, hasta programas de software vinculadas a la gestión laboral de la empresa, y algunas de ellas de coste asequible, no es menos cierto que esta nueva obligación (y el coste a ella añadido) se viene a sumar a otras nuevas, como el verifactu, los nuevos sistemas de cotización, las previstas novedades en fiscalidad… que aumentan paulatina y acumuladamente la presión en autónomos y pymes, que deben delegar en profesionales externos gestiones que antes, por tener capacidad para hacerlas, asumían personalmente y que, por ello, continúan comprobando como la informatización y publicitado uso de la administración electrónica suponen en realidad un mayor coste diario en su actividad.
Pese a ello, y con independencia de la fecha de aprobación definitiva, las empresas deben anticiparse a estos cambios, empezar a adaptar los sistemas y formar a la plantilla, mediante protocolos de tiempo de trabajo y su cómputo para cumplir con la nueva normativa y minimizar riesgos.
