Desde el pasado 13 de octubre, la página web de la AEAT pone a disposición de los obligados tributarios la aplicación gratuita de facturación de la Agencia Tributaria.
Esta herramienta permite a autónomos, profesionales y empresas con un volumen reducido de facturas, generarlas de forma electrónica y enviar los registros de facturación directamente a la Agencia Tributaria, cumpliendo con el reglamento de VERI*FACTU, aprobado por el Real Decreto 1007/2023, de 5 de diciembre, que regula los requisitos de los Sistemas Informáticos de Facturación.
¿Qué implica esta nueva normativa?
El Reglamento que regula los requisitos de los Sistemas Informáticos de Facturación (RRSIF) no cambia las obligaciones de facturación ya existentes, que siguen rigiéndose por la normativa tributaria actual, especialmente en la Ley 37/1992, de 28 de diciembre, del Impuesto sobre el Valor Añadido, su Reglamento aprobado por Real Decreto 1624/1992, de 29 de diciembre, y por el Reglamento de Obligaciones de Facturación (ROF), aprobado por Real Decreto 1619/2012.
Por ello:
- A las operaciones que según la normativa no deban facturarse no les será de aplicación esta regulación, sin perjuicio de que los requisitos puedan ser asumidos voluntariamente por cualquier contribuyente
- Las autorizaciones especiales emitidas en materia de facturación por el Departamento de Gestión de la Agencia Tributaria siguen siendo vigentes.
Sin embargo, la norma introduce una pequeña modificación en las obligaciones de facturación de las personas y entidades que entren en su ámbito subjetivo (arts. 5 y 6 del ROF), debiendo incorporar en las facturas (ordinarias y simplificadas) que emitan:
- Un código QR y, en su caso,
- Una leyenda de “factura verificable” o VERI*FACTU.
¿Cuál es el objetivo del RRSIF?
La norma (RRSIF) tiene por objeto regular cómo deben funcionar los sistemas informáticos de facturación (SIF) para asegurar el cumplimiento de los requisitos que establece el artículo 29.2.j) LGT de forma que se garantice la integridad, conservación, accesibilidad, legibilidad, trazabilidad e inalterabilidad de los registros de facturación, sin interpolaciones, omisiones o alteraciones de las que no quede la debida anotación en los sistemas mismos.
Recordamos igualmente que esta norma no implica la obligación de facturación electrónica, algo regulado en el artículo 12 de la Ley 18/2022, de 28 de septiembre, de creación y crecimiento de empresas y pendiente a la fecha de su desarrollo reglamentario previo a su exigibilidad general.
¿La norma afecta a los autónomos y PYMES que no emplean programas informáticos de facturación?
Pueden existir dudas sobre si tal obligación afecta a los NO usuarios de aplicaciones informáticas en la confección de facturas. Por ejemplo, el autónomo o pequeña empresa que, llevando sus libros de ingresos y gastos y/o facturas emitidas y recibidas, confecciona sus facturas en Word o Excel.
Al respecto, la AEAT confirma que existen dos modalidades válidas para cumplir la normativa:
- La modalidad VERI*FACTU
- La modalidad de conservación de los registros de facturación en el Sistema emisor (modalidad NO VERI*FACTU).
Y, precisando el ámbito subjetivo, indica que la obligación afectará a todos los empresarios individuales o societarios, así como entidades sin personalidad, que se encuentren sujetos al IRPF (por rendimientos de actividades económicas), al Impuesto de Sociedades o al Impuesto sobre la Renta de no Residentes por mediación de establecimiento permanente radicado en España, y que estén domiciliados en territorio español de régimen común, es decir excluyendo a los residentes en País Vasco o Navarra. (Se excluye al sistema SII y a las transacciones no facturables).
Los anteriores están obligados a respetar el contenido de la nueva normativa en sus sistemas de facturación para la emisión de facturas, ya sean completas o simplificadas, cualquiera que sea el destinatario de las mismas y los plazos serán los ya conocidos de 1 de enero de 2026 (sociedades) 1 de julio de 2026 (autónomos).
Sin embargo, y pese a lo indicado, la AEAT es también clara (y así lo indica expresamente en su apartado de FAQs) que el reglamento no afectará a esa empresa o autónomo no usuario de sistemas informáticos si los procesadores de texto o las hojas de cálculo se utilizan exclusivamente para:
- Introducir los datos de las facturas.
- Expedir e imprimir las facturas.
- Conservar la información de facturación.
Por el contrario, sí estará sujeto al reglamento y se considerará un sistema informático de facturación si, además de las funciones anteriores, se utiliza para procesar la información de facturación contenida en el programa para generar directamente los libros registros de IVA, los libros registro de IRPF, la contabilidad, o cualquier otro resultado que se utilice para el cumplimiento voluntario de obligaciones tributarias.
Por ejemplo, si un usuario utiliza una hoja de cálculo Excel para generar simples listados de facturas emitidas, incluyendo sumatorios o el uso de otras reglas de cálculo, no le afectará el Reglamento. Pero si la utiliza programando una Macro, para generar el libro registro de facturas expedidas, su hoja de cálculo sí se considerará un sistema informático de facturación y, por lo tanto, deberá cumplir con los requisitos del Reglamento.
Comprobación por parte de la AEAT
La Agencia Tributaria podrá verificar si los procesadores de texto o las hojas de cálculo utilizadas para la emisión de facturas cumplen los criterios de un sistema informático de facturación en función de las capacidades y herramientas que utilicen.
Alternativa gratuita para pequeños empresarios y profesionales
Recordamos en todo caso que, esté obligado o no y con una evidente intención de promocionar y generalizar en lo posible su uso, desde el 13 de octubre, la AEAT ofrece gratuitamente una aplicación básica de facturación, que podrá utilizar siempre para aquellos operadores pequeños que no necesiten disponer de un sistema informático de facturación, empleándose un formulario en el que podrán elaborar sus facturas generando también registros adaptados a la normativa. Este aplicativo será de tipo VERI*FACTU.
No es tanto, por ello, si los plazos del 1 de enero y 1 de julio de 2026 nos afectan o no en nuestro proceso de facturación, sino más bien entender la inevitabilidad de la incorporación del sistema VERIFACTU, o sus equivalentes admitidos, a la llevanza ordinaria de la gestión y contabilidad de nuestra empresa y ello con independencia de su tamaño.
Que sea un trámite que podamos llevar con nuestros propios medios o debamos delegar en un servicio o profesional externo (con el coste que ello implica), es otro tema. Este primer paso de regular los requisitos de los Sistemas Informáticos de Facturación no es sino un proceso que culminará, no a muy largo plazo, con la obligación de facturación electrónica generalizada.
